LOGISTICS – MỘT THUẬT GIẢI TỐI ƯU CHO KINH DOANH

Vấn đề tối ưu hóa các công đoạn trong thao tác chân tay cũng như thao tác của máy móc thiết bị cơ khí đã được các nhà nghiên cứu từ các thế kỷ trước nghiên cứu rất nhiều và lý thuyết hóa thành các thuật toán tối ưu. Để giải quyết cho bài toán phân bổ các nguồn nhân lực và vật lực một cách tối ưu nhất về mặt không gian và thời gian cho các lực lượng quân đội vào chiến tranh Thế giới lần I, lý thuyết qui hoạch tuyến tính đã giải quyết bài toán vận tải này một cách xuất sắc. Để rồi đó nó trở thành một nhánh nhỏ của lý thuyết tối hóa, và bài toán vận tải trở thành kiến thức phổ cập cho mọi sinh viên các ngành kinh tế – kỹ thuật. Dư luận gần đây quan tâm nhiều đến một lĩnh vực cổ xưa nhưng đã được hiện đại hóa lên nhiều lần thông qua những thành tựu vượt bậc của công nghệ thông tin. Đó là vấn đề tối ưu hóa các công đoạn của sản xuất kinh doanh hay đề cập đến logistics. Logistics là gì? “Logistics” một thuật ngữ xuất bắt nguồn trong lĩnh vực quân vụ và nguồn gốc của từ ấy có thể được xem xuất trích từ thuật ngữ loger của tiếng Pháp cổ chỉ về những doanh trại lính hay các khu doanh trại. Logistics theo ngữ nghĩa ấy chính là việc tổ chức cung ứng dịch vụ hậu cần cho mọi cuộc hành quân trong quân đội. Đi xa hơn theo ý nghĩa này, ta có thể bắt gặp thuật ngữ “military logistics” là lĩnh vực hoàn chỉnh, trong đó nó bao gồm cả việc cấp phát những quyền hạn và ứng dụng nhiều công nghệ để những hệ thống hậu cần được đáp ứng kịp thời, làm cơ sở cho sự khởi đầu cho mọi cuộc hành quân.   Ngày nay, có người cho rằng có logistics là ta có cơ sở của sự phát triển. Sự ứng dụng logistics vào các lĩnh vực của nền kinh tế ngày càng tinh tế và phong phú, bởi nó cũng đã được gia tăng nhiều nhân tố của công nghệ cao, hay nói khác đi sử dụng công nghệ tri thức cho các quá trình trong chuỗi sản xuất – kinh doanh để đạt hiệu quả tối ưu. Chẳng hạn như việc đề cập đến tổng thể tài sản hữu hình trong logistics. Các nhà nghiên cứu cho rằng một tài sản hữu hình rất qúy báu là con người trong thế giới của quân đội cũng như trong thương mãi ngày nay. Nó thể hiện qua vai trò của sự phối hợp chặt chẽ giữa tập thể và cá nhân, nói khác đi để thành công đứng phía sau những nhà lãnh đạo tài ba chính luôn luôn là sự phối hợp mạnh mẽ và thường xuyên của tập thể nhân viên và đồng sự. Một ví dụ khác, những nhà sản xuất, bán lẽ, phân phối và những doanh nghiệp thương mại trên mạng quốc tế sẽ luôn tranh giành để duy trì vị trí và giá trị của các mẫu mã thương hiệu như những chiến tuyến để chiêu dụ và tránh sự đào thải xảy ra. Điều này dẫn đến một tiến trình hợp nhất và tái hợp nhất, ví dụ như việc sáp nhập các mô hình mới đã thành công hay việc tối ưu hóa qui mô sản xuất kinh doanh để có thể vượt qua những thời điểm khó khăn của sự thay đổi mang tính cách mạnh thực sự trong thế giới doanh thương. Thông qua đây, ta có thể thấy được các lĩnh vực với những mức độ và qui mô là logistics được áp dụng. Đặc biệt trong quản lý, tính hấp dẫn của logistics cũng đã được công nhận rộng rãi, nó có thể giúp công tác này uyển chuyển hơn trong mọi vấn đề. Các nhà chuyên môn trong mọi ngành liên quan cần trang bị những công cụ, kỹ năng và kiến thức để chuẩn bị đối đầu với những thách thức của logistics cho kinh doanh. Để lựa chọn đúng hàng hóa đặt vào đúng chỗ ở một mức độ chính xác về số lượng tại một thời điểm thích đáng, trong điều kiện tốt nhất và mức độ chi phí có thể chấp nhận được là một thách thức của logistics. Đó là một lĩnh vực nổi trội lên trong công tác quản lý thu mua và cung ứng, quản lý nguyên liệu và sản xuất, quản lý kiểm kê và kho hàng, phân phối và vận chuyển, và dịch vụ khách hàng. Cũng như thế ngày càng nhiều, logistics đang trở thành một điều kiện khóa trong việc phát triển sản phẩm mới với vai trò chuyên nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Sự phối hợp có tính kỷ luật cao của nhiều nhóm chức năng biệt lập nhưng đảm bảo thiết kế sản phẩm với cơ chế quản lý chuỗi cung ứng hiệu năng tinh tế. Như vậy, một khái niệm không thể thiếu trong logistics là quản lý chuỗi cung ứng – supply chain management. Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Trong khi tổ chức hậu cần bao gồm những chức năng khác nhau, mỗi chức năng có những thách thức cùng kỹ năng riêng và phụ thuộc nội tại lẫn nhau. Vì thế, các nhà điều hành phải hiểu được tác động của ảnh hưởng này lên toàn bộ chuỗi cung ứng, họ phải hợp tác cùng nhau nếu muốn đạt được kết quả. Để quản lý, sự phối hợp và cải thiện không ngừng toàn bộ chuỗi cung ứng đòi hỏi những kỹ năng quản lý và công suất rất cao, nhằm đóng vai trò khóa trong việc đáp ứng những mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Những chuỗi cung ứng được nuôi sống bằng các số liệu và phụ thuộc vào việc chia sẻ thông tin, đặc biệt trong môi trường toàn cầu nơi tốc độ truyền thông là đạt đến mức lớn mạnh đáng kể và những chuỗi cung ứng phát triển ngày càng phức tạp. Tất cả mọi lĩnh vực thế giới ngày nay của tổ chức hậu cần đều sử dụng công nghệ thông tin để xử lý, biến đổi và chuyển giao thông tin thời gian thực đến mọi nơi mọi lúc khi cần thiết. Khả năng để lượng giá và sự dụng công nghệ thông tin và những phương thức truyền thông điện tử ngày càng trở nên tiềm năng chính cho các nhà quản trị tổ chức hậu cần, bởi vì ít nhất với sự tăng cường sử dụng mạng điện toán, chuỗi cung ứng là một trung tâm của một số những phát triển kỳ thú nhất trong viễn thông và thương mại điện tử. Hầu hết tại mỗi điểm, những thao tác chuỗi cung ứng sẽ có một ảnh hưởng nhất định lên môi trường chung. Những doanh nghiệp phải xác định những câu hỏi, chẳng hạn như: “Có phải mức tiêu thụ xăng dầu của đoàn xe đang được tối thiểu hóa?”, “Có phải năng lượng trung tâm phân hiệu quả?”, hoặc “Có phại những chất liệu đang đóng gói được tái sử dụng hay tái chế?” Thách thức là làm thế nào để phối hợp giữa sự phát triển thương mãi với một mục tiêu môi trường bền vững. Quản lý chuỗi cung ứng có ý nghĩa gì với nền đại công nghiệp ngày nay? Thông qua nhiều tranh luận về vấn đề này, người ta cho rằng đó là một hệ thống tiến trình có định hướng cho công tác mậu dịch, sản xuất, và phân phối sản phẩm đến khách hàng. Phạm vi bao gồm cả hai – các tiến trình diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp lẫn những hệ thống thương mãi bên ngoài từ khâu cung ứng, vận chuyển, đến những kênh tiêu thụ và cá nhân người tiêu dùng. Những hệ thống quản lý cung ứng chuỗi cung ứng thường là việc mở rộng của các hệ thống hiện hữu, được tiếp xúc nhằm bao gồm tất cả các lĩnh vực của chuỗi cung ứng hoàn chỉnh. Những lãnh vực này bao gồm cung, cầu, sản xuất, vận chuyển và phân phối. Nhìn một cách khác, các thành tố của quản lý chuỗi cung ứng bao gồm: dự báo nhu cầu cung ứng, phối hợp chặt giữa các bộ phận để thống nhất xác nhận lại mức nhu cầu, khi có lệnh đặt hàng tính toán thời gian và xác định những ràng buộc cần thiết, chiến lược tối ưu hóa mạng hoạt động hàng tháng hay hàng năm, kế hoạch sản xuất và phân phối hàng ngày, lập lịch sản xuất từng công đoạn đến từng phút, lập kế hoạch để tận dụng nguồn lực cắt giảm chi phí và quản lý tiến trình không chỉ bằng việc chẩn đoán tiềm năng và các chỉ số dự báo mà còn nắm rõ các hoạt động bất thường xảy ra để lượng giá và tính toán mức độ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, quản lý chuỗi cung ứng được coi như sự dự báo, ví như một “chén thánh”, nó liên quan đến sự chọn lựa màu nhiệm nhằm giảm chi phí điều tác và tăng hiệu năng hoạt động thương mãi. Nhiều công ty, tuy nhiên, đã thực sự thất vọng với những kết quả của việc quản lý chuỗi cung ứng ở những bước khởi đầu, vì một số trường hợp đã bị rơi vào thảm kịch. Thế nhưng một số đông các doanh nghiệp với cả qui mô lớn và nhỏ đều đang học hỏi làm thế nào để nâng cao giá trị của doanh nghiệp bằng cách tối ưu hóa dòng nguyên liệu, dịch vụ và thông tin. Vì bất kỳ thao tác điều hành nào theo phương thức này cũng sẽ đem lại lợi nhuận từ việc cải thiện chuỗi cung ứng trong khi nhiều động tác điều phối khác lại có thể làm chúng ta phải gia tăng nỗ lực nhiều hơn để bảo đảm quan hệ hai đầu nhà cung cấp và khách hàng. Để vận dụng logistics vào các thương vụ của mình, nhà kinh doanh cũng như sản xuất quan tâm đến một số khía cạnh then chốt. Thứ nhất là sử dụng các phần mềm thông minh để hỗ trợ cho toàn bộ tiến trình. Thứ hai là nghệ thuật đàm phán. Thứ ba là sự chuyển đổi doanh vụ của mình. Làm thế nào để lựa chọn phần mềm kế hoạch chuỗi cung ứng mới? Đó chính là việc bàn luận đến những tiêu chuẩn chính cho một phần mềm hiệu quả. Có một số tiêu chí quan trọng cần quan tâm khi lượng giá phần mềm mới. Giải pháp phần mềm được lựa chọn nên là phần mềm bảo đảm nhanh nhất, dễ sử dụng nhất và cài đặt hiệu quả nhất. 1. Tương thích với hoạt động thương mại hiện hữu – việc sản xuất có cho phép những hoạt động thương mại đồng bộ hay không? Có phải nó có tính khả chuyển hay dễ dàng thay đổi theo yêu cầu hay không? 2. Tích hợp đối với giao kết – nếu có nhiều gói khác nhau được yêu cầu, chúng có thể được giao kết với nhau? Sẽ có ảnh hưởng gì lên việc liên kết này xét về mặt thực hiện tổng quát? 3. Sự cài đặt – có gì là tiến trình và nó sẽ kéo dài bao lâu? Có phải nó cung cấp cho người dùng sự hướng dẫn phù hợp và dễ chấp nhận? 4. Những yêu cầu công nghệ – với nhu cầu mới và / hoặc tiện ích của phần cứng đang có? Dung lượng, phần kết nối, nâng cấp phần mềm và những hỗ trợ của hệ thống các máy con và máy chủ? 5. Giá cả – có phải giải pháp lựa chọn phù hợp với ngân sách? Sự cài đặt của phần mềm mới nên làm gia tăng tính năng công ty với một sự tối thiểu ngắt quãng tiến trình kinh doanh – và là một mục tiêu khả thi với một chương trình đánh giá thích hợp. Để đàm phán hiệu quả, bạn hãy là những người biết lắng nghe! Phần lớn mọi lĩnh vực của logistics liên quan đến đàm phán, như tính toán về tỷ lệ cước phí, về thương lượng lưu kho, hay những thoả thuận về lao động và nhân sự. Điều bạn cần biết đó là bạn đã thực sự muốn và đang sẵn lòng để lắng nghe hay chưa, bạn biết gì về sự im lặng và sức mạnh trong đàm phán. Đàm phán – một tiến trình cho và nhận trong mua bán. Nó không tốt hay xấu, đơn giản nó chỉ là một tiến trình. Kỹ năng là yếu tố chính, như là những thủ thuật đối thoại giữa người với người và điều quan trọng mọi cuộc đàm phán cần tránh đi đến xung đột. Đàm phán tức là nói về sức mạnh, không phải ai sẽ là người mạnh hơn mà là bạn phải tự chủ trong thế chủ động. Đàm phán hiệu qủa là phải biết lắng nghe. Cần phải biết được rằng cái bạn cần thực sự và bạn đang sẵn lòng thừa nhận là sức mạnh của sự im lặng, tính mềm dẻo trong những điều khoản đàm phán và sự linh hoạt sáng tạo. Sáu điều kiện ban đầu trong đàm phán: 1. Biết rõ cái mình muốn và cái mình không muốn; 2. Biết rõ cái đối tác mình cần; 3. Biết rõ điều khoản mình sẵn lòng nhượng bộ; 4. Biết rõ những khả năng lựa chọn của mình; 5. Biết rõ đối tác và chủ đích của họ; 6. Cần luyện tập thường xuyên và nhớ kỹ thế mạnh yếu của mình và đối tác. Sự chuẩn bị là chìa khóa: - Có mạng thông tin tốt; - Biết rõ phong cách của đối tác; - Không đặt bất kỳ giả thiết nào về đối tác; - Tìm kiếm kỹ thông tin để hiểu thấu đáo trước khi bạn nhập cuộc; - Tập hợp đủ dữ kiện; - Hạn chế lời lẽ, cần để tập trung vào lựa chọn lời lẽ. Câu hỏi để chiến thắng: - Sử dụng những kỹ năng truyền thông; - Tránh những câu hỏi thăm dò; - Sử dụng lối nói chuyện phỏng vấn, không chất vấn; - Tránh mại sát miệt thị; - Cần tự hỏi tại sao chúng ta đã muốn điều đó? Những điều không nên làm: - Đặt ra những cái bẫy; - Thận trọng quá đáng; - Đọc tài liệu quá tỷ mỉ trong lúc đang đàm phán; - Làm đối tác khó chịu; - Đem cái tôi của mình ra trấn áp người ta; - Nói rõ thời hạn của mình; - Chấm dứt việc nói chuyện dạng muốn học hỏi; - Cho rằng bạn biết tất cả. Để đi đến chiến thắng hoàn toàn: - Cần biết tôn trọng những giá trị chính đáng của đối tác; - Biết rõ những phe đối lập; - Thuyết phục người khác về những lựa chọn của mình; - Thiết lập những giới hạn trước khi đàm phán; - Không khiếp sợ gì bất cứ điều gì khi đàm phán; - Học cách lắng nghe; - Nhấn mạnh những nhân nhượng của bạn, tối thiểu hóa những khoản khác; - Không ra đòn với kẻ đã chấp nhận thua; - Tối kỵ là tránh lỡ lời; - Phát triển mối quan hệ không xâm lược. Làm sao để chuyển đổi các doanh vụ? Một chuỗi cung ứng dịch vụ cho toàn mạng hoạt động của đơn vị cần có đủ thẩm quyền để có thể phân phát đúng lúc, có tính minh bạch và chuẩn mực cao trong lưu trữ, và khả năng phân bố từng phần chính xác đến từng phút. Với công nghệ tiên tiến, những chuỗi cung ứng đã chuyển từ việc làm việc trên các giấy tờ như trước đây đến một vũ khí chiến lượccó thể giúp tránh những tai hoạ nhầm lẫn do con người sai sót, chi phí thấp hơn và làm nhiều tiền. Tất cả những doanh vụ xây dựng những chuỗi cung ứng của nó chung quanh dây chuyền sản phẩm và con người. Nhưng ngày nay, những đơn đặt hàng thường hướng tới những dây chuyền đa năng và những kênh phân phối đa dạng hơn. Những chuỗi cung ứng tập trung vào khách hàng – và phân phát một đơn hàng tại một thời điểm hơn là di chuyển một dây chuyền sản phẩm tại một thời điểm. Phần lớn những nhà tối ưu hóa chuỗi cung ứng lớn ngày nay đến từ công nghiệp bán lẻ. Vì những nhà bán lẻ không cộng thêm mức giá trị nào vào chính sản phẩm (bởi vì họ không là nhà sản xuất sau cùng), sự phân phối thông minh và hiệu quả có thể là tác nhân cạnh tranh nhất. Wal-Mart hướng đến dẫn đầu hướng chuyển đổi này đã nổi tiếng cách đây một thập niên, tác dụng đòn bảy trong quyền mãi lực khổng lồ của nó làm những nhà cung ứng đóng vai trò bao trùm hơn không chỉ trong địa hạt quản trị lưu kho. Như vậy, việc giảm được chi phí bán hàng hóa thấp hơn là thành tựu của việc thực hiện lưu kho thấp và từ đó giá cả hàng hóa đã uyển chuyển một thường xuyên. Tuy nhiên, khi lưu trữ hàng tồn kho đủ lớn có thể đem lại kết quả tiêu thụ gia tăng bởi vì hàng hóa đủ đa dạng để phù hợp bất cứ yêu cầu nào của khách hàng. Điều này dẫn đến một nghịch lý. Quản trị lưu kho đang được cân bằng với hai yếu đối nghịch nhau trên nhằm tối ưu hóa lợi nhuận. Để giải quyết mâu thuẫn nội tại này, là vòng quay lưu kho là thực sự cần thiết. Nó chính là thước đo mức độ hiệu quả kinh doanh đang chế ngự công tác lưu kho của nó, vì nó chỉ ra rằng kho thay đổi lưu lượng dự trữ hàng hóa bao nhiêu lần trong một năm hay một chu kỳ sản phẩm hay một doanh vụ. Vòng quay cao hơn sẽ là tốt hơn. Tuy nhiên, ở đây sẽ có nhiều khả năng là hàng hóa lưu trữ có thể không phù hợp nhu cầu khách hàng. Tóm lại, để đáp ứng logistics và lĩnh vực chuỗi cung ứng từ những lĩnh vực cơ sở, người ta phát triển các hướng tiếp cận ở ba mức độ thông qua toàn bộ những qui tắc chính của logistics và chuỗi cung ứng, bao gồm: logistics và chuỗi cung ứng ở mức thấp, trung bình và cao cấp trên các mặt dịch vụ khách hàng, hệ thống thông tin, dự trữ, quản trị vật tư, vận chuyển và chuyên chở, hệ thống phân phối và kho bãi. Tùy vào loại hình của doanh vụ và qui mô đơn vị, địa bàn hoạt động và thị phần của sản phẩm hay đối tượng mục tiêu, người ta lựa chọn những ứng dụng thích hợp của logistics để tối ưu hoá kết quả đạt được theo mục tiêu ban đầu.