KỸ NĂNG SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA QUỐC TẾ

Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai chủ thể có trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau được coi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có rủi ro rất lớn. Để ngăn ngừa và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hợp pháp, đầy đủ và chi tiết. Với khuôn khổ một bài viết, chúng tôi không thể đề cập được một cách cụ thể và toàn diện về các nội dung của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà chỉ trình bày những vấn đề quan trọng nhất trong một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà các doanh nghiệp cần lưu tâm trong quá trình soạn thảo. 1.   Xác định chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế: Khi giao kết, tham gia bất kỳ một hợp đồng nào, điều đầu tiên mà các bên phải kiểm tra đó chính là đối tác giao kết, tham gia và thực hiện hợp đồng. 1.1.    Bên bán và bên mua Trong thực tế giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, nhiều khi xẩy ra hiện tượng: a)    Công ty mẹ là bên bán/mua đích thực (bên có và thực hiện quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng với tư cách là bên bán/bên mua) nhưng bên ký hợp đồng lại là công ty con. b)    Bên bán/bên mua là pháp nhân nhưng bên đứng ra ký kết hợp đồng chỉ là đơn vị trực thuộc của pháp nhân như chi nhánh, văn phòng đại diện, phòng kinh doanh,… c)    Bên ký kết hợp đồng là một công ty nhưng bên thực hiện một phần hoặc toàn bộ hợp đồng lại là một công ty liên kết của công ty ký kết hợp đồng.   Hiện tượng này thường gây ra hậu quả: a)    Các bên không thiện chí có thể rũ bỏ, đùn đẩy trách nhiệm; b)    Hợp đồng rất có thể bị tuyên bố vô hiệu; c)    Việc xác định tư cách đương sự khi có tranh chấp xảy ra là rất khó khăn Vi phạm về thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng là một hiện tượng rất phổ biến. Pháp luật các nước đều đưa ra nguyên tắc chung rằng người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có thầm quyền ký kết hợp đồng. Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng giám đốc là người đại diện theo pháp luật. Cách hiểu này không đúng cho mọi trường hợp. Ví dụ các công ty Singapore thường có một ban giám đốc gồm rất nhiều giám đốc. Vậy ai có quyền ký hợp đồng? Một hiện tượng khác, mặc dù rất dễ phát hiện nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan bỏ qua. Đó là trường hợp phó giám đốc, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, thậm chí nhân viên kinh doanh ký hợp đồng…nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ. “Đối tác ma” cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp mắc phải, ký kết hợp đồng xong xuôi, chuyển hàng/chuyển tiền rồi thì mới ngã ngửa ra là đối tác không có thật. Vì vậy, để tránh những rủi ro đáng tiếc về tư cách chủ thể, các doanh nghiệp nên: 1)    Kiểm tra kỹ tư cách chủ thể của đối tác giao kết hợp đồng. Trong nhiều trường hợp cần yêu cầu đối tác chuyển bộ hồ sơ pháp lý của đối tác để thẩm tra. Cẩn trọng hơn có thể đề nghị bên thứ ba tham gia thẩm tra. 2)    Trong trường hợp bên bán/bên mua đích thực không trực tiếp ký hợp đồng thì cần phải làm rõ lý do họ không trực tiếp ký, việc không ký trực tiếp có phù hợp với luật áp dụng không, nếu chấp nhận việc ký kết qua ủy quyền thì cần yêu cầu văn bản ủy quyền hợp lệ, đồng thời làm rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. 3)    Về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng: Cần kiểm tra xem ai có quyền ký kết hợp đồng. Trong nhiều trường hợp, hợp đồng đang được thực hiện thì một phần hoặc toàn bộ quyền và nghĩa vụ của một bên trong hợp đồng được chuyển cho bên thứ ba. Ví dụ: Công ty A (Singapore) ký hợp đồng mua 100 tấn cá basa của công ty B (Việt Nam), điều kiện CIF – cảng Singapore, A là bên trực tiếp nhận hàng, hàng đang trên đường vận chuyển đến Singapore thì A chuyển thư lệnh đến B yêu cầu giao hàng cho Công ty C, điều kiện CIF – cảng Singapore. Việc chuyển nhượng/chuyển giao này nhiều khi gây khó khăn và thiệt hại cho bên còn lại. Để ngăn ngừa các tình huống này các bên nên có những qui định về hạn chế chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc xây dựng điều kiện, qui trình chuyển giao quyền, nghĩa vụ trong hợp đồng chặt chẽ. Mẫu qui định dưới đây là một gợi ý: “Không bên nào có quyền chuyển nhượng/chuyển giao bất kỳ quyền và/hoặc nghĩa vụ nào có trong và/hoặc liên quan đến hợp đồng này nếu không có được sự đồng ý trước bằng văn bản của bên còn lại.” 1.2.    Đại lý/đại diện thương mại/bên nhận ủy thác Thực tế thương mại quốc tế muôn hình muôn vẻ, không phải lúc nào bên bán/bên mua đích thực trực tiếp ký và/hoặc thực hiện hợp đồng mà họ ủy nhiệm, ủy quyền hoặc ủy thác cho bên thứ ba thường là đại lý, đại diện thương mại hoặc bên nhận ủy thác ký kết hợp đồng và/hoặc thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần phải kiểm tra các vấn đề sau: 1)    Xác định rõ quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác, cơ sở pháp lý, tính hợp pháp của quan hệ này? Văn bản xác lập quan hệ này có hợp lệ không? Quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ đại lý/ủy quyền/ủy thác?… 2)    Tư cách pháp lý và tình trạng tài chính của các bên như thế nào? Trách nhiệm của các bên này đối với hợp đồng mua bán hàng quốc tế ra sao? … Nếu không thẩm định toàn diện các vấn đề trên, rất có thể doanh nghiệp sẽ không biết kiện ai khi tranh chấp xẩy ra hoặc nếu có kiện thành công thì quyết định, bản án của cơ quan tài phán chưa chăc đã thi hành được. 2.    Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế 2.1.   Hình thức tối ưu của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Thực tế hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể tồn tại dưới dạng văn bản, lời nói hoặc hành động cụ thể. Nhưng, để bảo đảm an toàn, hình thức tối ưu của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế vẫn là hình thức văn bản. Ngoài văn bản viết, thực tiễn thương mại quốc tế thừa nhận các dạng tồn tại sau đây của dữ liệu như là văn bản: 1)    Bản fax; 2)    Điện tín, điện toán; 3)    Tài liệu mềm (tồn tại ở dạng file điện tử như email,…) 2.2.    Các phương thức giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế: 1)    Giao kết trực tiếp: Theo phương thức này hai bên sẽ chuẩn bị một bản hợp đồng có đầy đủ nội dung và hai bên cùng ký trực tiếp vào hợp đồng. Phương thức này có tính an toàn cao nhất nhưng lại không tiện dụng vì hai đối tác ở hai quốc gia khác nhau không phải lúc nào cũng gặp được nhau để ký kết. 2)    Chào hàng và chấp nhận chào hàng: Đây là phương thức phổ biến nhất trong thương mại quốc tế. Bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer), bên mua có thể gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order). Trong một thời hạn hợp lý, bên nhận chào hàng sẽ gửi thư xác nhận về việc chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng hoặc không. Khi bên chào hàng/đặt hàng nhận được chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng thì coi như hợp đồng được giao kết. Các thư giao dịch này có thể được gửi qua fax, email hoặc phương tiện liên lạc khác. Các doanh nghiệp cần lưu ý, dù giao kết theo hình thức chào hàng và chấp nhận chào hàng, các nội dung tối thiểu của một hợp đồng mua bán hàng hóa phải đầy đủ: Tên, địa chỉ của các bên; hàng hóa, số lượng, chất lượng, qui cách, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao giao hàng. Trong thư chào hàng/lệnh đặt hàng nên ghi thời hạn trả lời chào hàng/lệnh đặt hàng. Các đối tác làm ăn lâu dài nên sử dụng phương thức giao kết trực tiếp để ký một hợp đồng mua bán hàng hóa chung qui định đầy đủ các vấn đề để áp dụng chung cho tất cả các giao dịch. Mỗi giao dịch đơn lẻ sẽ áp dụng phương thức chào hàng – chấp nhận chào hàng. 3.  Chọn luật trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Trong quan hệ mua bán hàng hóa quốc tế, luật pháp và thực tiễn đều ghi nhận các bên có quyền lựa chọn luật áp dụng. Luật áp dụng mà các bên lựa chọn có thể là luật quốc gia, điều ước quốc tế và tập quán thương mại quốc tế. Luật áp dụng bổ khuyết những vấn đề mà các bên chưa thỏa thuận hoặc thỏa thuận không rõ ràng trong hợp đồng. Hơn nữa, luật áp dụng là chuẩn mực để xác định hiệu lực và tính hợp pháp của quan hệ. 3.1.  Lựa chọn luật quốc gia điều chỉnh hợp đồng Luật pháp quốc gia sẽ được áp dụng trong trường hợp được các bên lựa chọn. Tuy nhiên, các bên nên chủ động lựa chọn luật quốc gia mà mình quen thuộc. Việc chọn luật phải được ghi nhận cụ thể trong một điều khoản hợp đồng, gọi là “Điều khoản chọn luật” hoặc “Luật điều chỉnh”. 3.2.  Áp dụng điều ước quốc tế Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế, được ký kết tại Viên năm 1980 (Sau đây gọi tắt là “Công ước Viên 1980”). Pháp luật của Việt Nam cũng cho phép các bên được sử dụng Công ước Viên 1980 để điều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Tuy nhiên, Công ước Viên 1980 sẽ không đương nhiên có hiệu lực nếu các bên không lựa chọn và ghi rõ trong hợp đồng. Khi các bên đã dẫn chiếu đến Công ước Viên 1980 thì toàn bộ các điều khoản và nội dung của Công ước Viên 1980 sẽ được áp dụng để điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Trong Công ước Viên năm 1980, có qui phạm bắt buộc, qui phạm tùy nghi, qui phạm hướng dẫn v.v… Đối với qui phạm bắt buộc, các bên phải tuân thủ mà không được làm trái. Điều 66 của Công ước Viên 1980: “Việc mất mát hàng hóa sau khi rủi ro đã được chuyển cho bên mua không loại trừ cho bên mua khỏi nghĩa vụ phải thanh toán tiền mua hàng…” là một qui phạm bắt buộc. Các bên có thể thỏa thuận khác với qui phạm tùy nghi. Điều 9.2 của Công ước Viên 1980 là một qui phạm tùy nghi với nội dung: “Các bên được coi là, trừ khi có thỏa thuận khác, đã thiết lập một tập quán áp dụng cho hợp đồng của mình hay chấp nhận một tập quán mà các bên đã biết hoặc phải biết và tập quán đó đã được áp dụng rộng rãi đối với các bên trong thương mại quốc tế và thường được các bên tham gia các hợp đồng cùng loại trong lĩnh vực thương mại cụ thể có liên quan". Nếu các bên không có thỏa thuận khác trong hợp đồng thì qui phạm tùy nghi sẽ được áp dụng. Còn đối với qui phạm hướng dẫn, các bên có quyền làm theo hoặc không làm theo. Điều 49 của Công ước Viên 1980 là một ví dụ điển hình của qui phạm hướng dẫn: “Bên mua có thể tuyên bố hợp đồng bị hủy bỏ: (a). Nếu việc bên bán không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo hợp đồng hoặc theo Công ước này tạo ra một vi phạm nghiêm trọng trong hợp đồng; hoặc (b). Trong trường hợp nếu bên bán không giao hàng trong thời hạn bổ sung do bên mua ấn định theo khoản 1 Điều 47 hoặc tuyên bố rằng bên bán sẽ không giao hàng trong thời hạn ấn định đó”. Do đó, các bên cần nghiên cứu kỹ Công ước Viên 1980 trước khi thống nhất lựa chọn Công ước này làm luật điều chỉnh, để bảo đảm các thỏa thuận trong hợp đồng của các bên không trái với luật áp dụng, nếu không sẽ bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ. 3.3.  Giá trị hiệu lực của tập quán thương mại quốc tế và một số sai lầm cần tránh Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là: 1) Incoterms 2000. 2)   Tập quán khu vực như: Điều kiện thương mại theo UCC (áp dụng đối với khu vực Bắc Mỹ). 3)    UCP 600. 4)    Một số tập quán Thương mại Quốc tế khác. Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà một bên là doanh nghiệp Việt Nam thì tập quán quốc tế sẽ chỉ có hiệu lực áp dụng nếu được các bên lựa chọn và ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng. Trong thực tiễn áp dụng tập quán thương mại quốc tế, các bên thường mắc những sai sót sau: 1)   Không ghi rõ tập quán áp dụng. Ví dụ: “Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng này”. Hoặc “Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều kiện FOB San Francisco”. Như vậy, nếu vận dụng điều khoản này sẽ không biết tập quán nào được áp dụng. Do vậy cần ghi rõ “Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm ure theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000”. 2)   Sử dụng sai nội dung của điều kiện thương mại. Ví dụ: bên bán (Công ty của Việt Nam), bên mua (Công ty của Hoa Kỳ) thỏa thuận: “Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi – lê đông lạnh theo điều kiện FOB San Francisco – Incoterms 2000”. Thực ra San Francisco là cảng đến, nhưng theo Incoterms 2000 thì FOB là điều kiện thương mại giao hàng dọc mạn tàu (tại cảng bốc hàng quy định). Như vậy việc các bên quy định như trên sẽ gây khó khăn trong thực hiện hợp đồng hoặc giải quyết tranh chấp. Vì vậy, các bên nên sử dụng đúng điều kiện thương mại và nội dung của nó. Cũng ví dụ trên, nếu cảng bốc xếp là cảng Hải Phòng thì nên ghi “Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn cá phi – lê đông lạnh theo điều kiện FOB Hải Phòng – Incoterms 2000”. 3)   Cho rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh toàn bộ hợp đồng: Thực ra không phải vậy, mỗi tập quán chỉ điều chỉnh một phần, một vấn đề của hợp đồng. Do vậy cần tránh kiểu chọn luật như sau: “Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh bởi Incoterms 2000”. 4)   Sử dụng điều kiện thương mại không đúng theo phương thức chuyên chở: Các bên cần nghiên cứu kỹ các điều kiện thương mại để áp dụng cho đúng theo phương thức chuyên chở hàng hóa mà các bên áp dụng. Trong trường hợp các bên không lựa chọn luật thì khi xảy ra tranh chấp, cơ quan tài phán sẽ quyết định chọn luật. Tuy nhiên, để bảo đảm quyền lợi của mình, các bên cần thiết phải chọn luật áp dụng. Khi lựa chọn luật điều chỉnh, cần phải bảo đảm nguyên tắc sau: - Nên lựa chọn nguồn luật áp dụng sao cho thuận tiện nhất cho việc thiết lập, thực hiện hợp đồng và giải quyết tranh chấp phát sinh. - Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất. - Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt được những mục đích có lợi cho mình hoặc ít nhất không làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hại cho mình.