HƯỚNG DẪN TIẾN HÀNH HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ HOẶC ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG TẠI VIỆT NAM

1. Chuẩn bị cho cuộc họp Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) là người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác. Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị những phần sau đây: 1.1. Lên danh sách người dự họp Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách này phải lập xong chậm nhất ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định một thời hạn khác ngắn hơn. 1.2. Thông báo Thông báo mời họp phải được gửi tới từng cổ đông hoặc các ủy viên HĐQT để họ biết được ngày và địa điểm tổ chức cuộc họp. Điều 100.1 của Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 7 ngày làm việc trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông. Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo đối với các cuộc họp HĐQT hoặc những cuộc họp đại hội cổ đông bất thường, nhưng có thể quy định điều này trong Điều lệ công ty. Tốt nhất nên gửi thông báo trước tối thiểu là 2 tuần trước ngày họp để mọi người có thể thu xếp thời gian đến dự.   1.3. Chương trình Theo Điều 99.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, chương trình dự kiến của tất cả các vấn đề được thảo luận tại cuộc họp phải được gửi cho các ủy viên HĐQT và các cổ đông, đồng thời với bản thông báo mời họp. Các ủy viên HĐQT và các cổ đông có thể phản hồi về các vấn đề trong chương trình, và chương trình sẽ được thay đổi tương ứng và gửi lại. 1.4. Các tài liệu làm cơ sở Các tài liệu làm cơ sở phải được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương trình. Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết để người dự họp có thể hiểu rõ quyết định về từng vấn đề trong chương trình. Nếu được, các tài liệu làm cơ sở phải được gửi trước ít nhất 1 tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp có thể thu thập thêm thông tin hoặc phân tích thông tin trước khi cuộc họp diễn ra. 1.5. Bố trí các điều kiện cho cuộc họp Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ. 2. Ủy quyền & Giấy ủy quyền Theo quy định tại điều 100.1 và 100.2 của Luật Doanh nghiệp, trong trường hợp một cổ đông hoặc ủy viên HĐQT không thể dự họp được, người ấy có quyền trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu của công ty và phải có chữ ký theo quy định. Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn bản ủy quyền trước khi vào phòng họp. Giấy ủy quyền có thể chỉ ủy quyền cho người đại diện biểu quyết các vấn đề cụ thể hoặc có thể ủy quyền cho người đại diện biểu quyết mọi vấn đề phát sinh trong cuộc họp. Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đại diện theo ủy quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy định của pháp luật; trường hợp có nhiều hơn một người đại diện theo ủy quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và số phiếu bầu của mỗi người đại diện. 3. Họp HĐQT và Họp Đại hội đồng cổ đông 3.1. Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp HĐQT HĐQT do các cổ đông bổ nhiệm vì thế đại diện cho các cổ đông và hoạt động vì lợi ích cao nhất của các cổ đông. Các thành viên của HĐQT cần phải có kiến thức toàn diện về các hoạt động của công ty. Thông thường, các cuộc họp của HĐQT kéo dài hơn rất nhiều so với các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và thảo luận một cách toàn diện về những chiến lược, những khó khăn và những kế hoạch mở rộng, v.v… của công ty. Đối với các công ty có nhiều cổ đông, các cuộc thảo luận trong một cuộc họp HĐQT thường là bí mật trong khi các cuộc thảo luận trong một cuộc họp cổ đông thì không. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT được nêu trong Điều lệ của công ty và tại Điều 108.2 của Luật Doanh nghiệp, bao gồm: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại. c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác. d) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc Điều lệ công ty. đ) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn được quy định tại Điều lệ công ty. e) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc (tổng giám đốc) và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty; quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó; g) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. h) Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông; i) Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. k) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty; định giá tài sản góp vốn không phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng. l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định. m) Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại. n) Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty. o) Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. p) Giám sát, chỉ đạo giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. 3.2. Những vấn đề cần bàn tới trong cuộc họp Đại hội đồng cố đông Những vấn đề cần bàn tới tại những cuộc họp cổ đông được nêu trong Điều lệ của công ty và tại Điều 96.2 của Luật Doanh nghiệp. Các quyền và nghĩa vụ của Đại hội đồng cổ đông gồm: a) Thông qua định hướng phát triển của công ty. b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát. d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác. e) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty. f) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm. g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại. h) Xem xét và xử lý các vi phạm của HĐQT, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty. i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty. j) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Những vấn đề được xem xét và thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm: - Báo cáo tài chính hằng năm của công ty. - Báo cáo của HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh ở công ty. - Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của HĐQT, giám đốc hoặc tổng giám đốc. - Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại. - Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền. 4. Những tài liệu mang đến cuộc họp 4.1. Những tài liệu mà người dự họp cần mang theo Người dự họp cần mang theo những tài liệu sau: - Chương trình họp. - Tài liệu làm cơ sở. - Văn bản ủy quyền (nếu có). 4.2. Những tài liệu mà người điều khiển cuộc họp cần mang theo Chủ tịch, người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc họp, cần mang theo ít nhất một bản của một trong những tài liệu sau đây để khi cần tham khảo trong cuộc họp: - Luật Doanh nghiệp. - Điều lệ công ty. - Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đông về việc điều hành công ty (nếu có). - Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần nhất của năm nay. 5. Tiến hành họp 5.1. Xác định số thành viên tham dự Số thành viên tham dự là số lượng tối thiểu các ủy viên HĐQT hoặc cổ đông phải có mặt tại cuộc họp để cuộc họp được chính thức tiến hành. Nếu không đủ số thành viên tham dự, nghị quyết của cuộc họp sẽ không có hiệu lực và không được thực hiện. Theo Điều 112.8 của Luật Doanh nghiệp, cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ ba phần tư tổng số thành viên trở lên dự họp Theo Điều 102 của Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Trong trường hợp không đủ 65% cổ đông dự họp để tiến hành họp, thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ số cổ phần có quyền biểu quyết theo quy định, thì được triệu tập họp lần cuối cùng trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp. 5.2. Triệu tập họp và tiến hành cuộc họp Theo quy định tại Điều 97 Luật Doanh nghiệp, người có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể là: - HĐQT. - Ban kiểm soát (trong trường hợp HĐQT không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định). - Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty (trong trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định). Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa các cuộc họp do HĐQT triệu tập; trường hợp chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp; trường hợp không có người có thể làm chủ tọa thì thành viên HĐQT có chức vụ cao nhất điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp trong số những người dự họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp. Điều này được quy định tại Điều 103.2 (a) Luật Doanh nghiệp. 5.3. Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Theo quy định tại Điều 103.8, chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp trong các trường hợp sau đây: - Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp. - Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp. Thời gian hoãn tối đa không quá ba ngày, kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc. Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hội đồng cổ đông trái với quy định nêu trên, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc và hiệu lực các biểu quyết tại cuộc họp đó không bị ảnh hưởng. 5.4. Biểu quyết tại cuộc họp HĐQT Trong cuộc họp HĐQT, mỗi ủy viên HĐQT có một phiếu biểu quyết. Theo quy định tại Điều 112 Luật Doanh nghiệp, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp chấp thuận; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của chủ tịch HĐQT. 5.5. Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận. Tuy nhiên, một số quyết định đòi hỏi phải có ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận theo Điều 104 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: - Quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán. - Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty. - Tổ chức lại, giải thể công ty. - Đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty. 6. Biên bản 6.1. Người viết biên bản Chủ tọa cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. 6.2. Nội dung cần có trong biên bản Biên bản cuộc họp phải mô tả rõ ràng mọi nghị quyết được thông qua trong cuộc họp. Điều 113 Luật Doanh nghiệp quy định biên bản cuộc họp phải bao gồm những nội dung chính sau: - Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh. - Mục đích, chương trình và nội dung họp. - Thời gian, địa điểm họp. - Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do. - Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp. - Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp. - Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến. - Các quyết định đã được thông qua. - Họ, tên, chữ ký của tất cả thành viên hoặc đại diện theo ủy quyền dự họp. 6.3. Ký biên bản Bản dự thảo biên bản được gửi cho những người dự họp để họ soát lại. Khi mọi người đã cho ý kiến của mình về việc bổ sung sửa đổi biên bản sao cho chính xác hơn, biên bản cuối cùng phải được chủ tịch hội đồng và thư ký hoặc tất cả những người tham dự ký. Chủ tọa và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT. 6.4. Gửi biên bản sau cuộc họp Điều 104.6 Luật Doanh nghiệp quy định trong vòng 15 ngày từ ngày một quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các bản sao quyết nghị đó phải được gửi tới các cổ đông có quyền dự họp. 6.5. Ghi biên bản trong Sổ biên bản Theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp các cuộc họp của HĐQT phải được ghi trong Sổ biên bản. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể bằng tiếng nước ngoài. Biên bản họp HĐQT và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.