MÔ HÌNH ĐĂNG KÝ KINH DOANH HỢP NHẤT – KINH NGHIỆM QUỐC TẾ VÀ BÀI HỌC CHO VIỆT NAM

Đối với các doanh nghiệp (DN), thuận lợi gia nhập thị trường và dễ dàng tìm kiếm thông tin về các đối tác tiềm năng là một trong các yếu tố quan trọng để tăng cường năng lực cạnh tranh trong bối cảnh hội nhập. Ngày 29/7/2008, Bộ Kế hoạch Đầu tư – Bộ Tài Chính – Bộ Công An đã ban hành Thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT/BKH-BTC-BCA hướng dẫn cơ chế phối hợp giữa các cơ quan giải quyết đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và đăng ký con dấu với DN thành lập, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. Thông tư này hướng dẫn quy trình mới cho phép thời gian giải quyết đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế chỉ còn 5 ngày. Trong thời hạn tối đa 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế cho DN, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và đăng ký thuế chi nhánh, VPĐD. Khi đến nhận con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an, đại diện DN nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và đăng ký thuế và xuất trình Giấy CMTND cho cơ quan công an. Đây là một bước tiến mới về cơ chế một cửa đỗi với các doanh nghiệp. Mặc dù nước ta đã có các thay đổi căn bản trên, xem xét mô hình đăng ký kinh doanh hợp nhất của một số nước Châu Á đi tiên phong về lĩnh vực này cho phép VNcó những bước đi hiệu quả hơn về cải cách hành chính phục vụ cộng đồng doanh nghiệp. 1. Giới thiệu một số cơ quan đăng ký doanh nghiệp nước ngoài 1.1 Cơ quan đăng ký doanh nghiệp Hồng Kông: Cơ quan đăng ký doanh nghiệp tại Hồng Kông (CR) được thành lập từ năm 1993, trực thuộc Bộ Tài chính và Kho bạc chính phủ Hồng Kông. Đây là một trong 5 cơ quan hành chính ở Hồng Kông được hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính. Các công ty bao gồm cả công ty trong nước và nước ngoài khi thành lập và hoạt động kinh doanh đều phải đăng ký kinh doanh ở đây trừ các đối tượng là hộ kinh doanh và các doanh nghiệp tư nhân.   Đứng đầu cơ quan là Cục trưởng chịu trách nhiệm quản lý chung về mọi lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Giúp việc Cục trưởng là 4 Phó Cục trưởng trong đó có Phó Cục trưởng cố vấn pháp luật về đăng ký chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động liên quan đến dịch vụ pháp lý và trực tiếp phụ trách điều hành Ban dịch vụ pháp lý. Phó Cục trưởng về đăng ký phụ trách điều hành các hoạt động về đăng ký kinh doanh, hướng dẫn chính sách chung và điều phối các hoạt động về đăng ký kinh doanh, trực tiếp phụ trách một số ban như Ban dịch vụ khách hàng, Ban thực thi và thành lập công ty, Ban truy cập cộng đồng, Ban đăng ký và Ban dịch vụ hỗ trợ chung Tính đến năm 2007, tổng số nhân viên của Cơ quan đăng ký công ty là 343 người trong đó 307 người trong biên chế còn lại 36 người là nhân viên hợp đồng. Con số này đã giảm so với 396 người năm 2004 do những yêu cầu mới trong kế hoạch nguồn nhân lực. Phạm vi và chức năng của Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông Là một trong 5 cơ quan hành chính của Hồng Kông, Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông hoạt động với các chức năng khác nhau, cụ thể như sau: - Tổ chức thực hiện việc đăng ký kinh doanh, đăng ký giải thể cho các loại hình công ty TNHH, công ty cổ phần bao gồm cả trong nước và nước ngoài. Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông không thực hiện việc đăng ký kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh và hộ kinh doanh - Cung cấp dịch vụ truy cập tra cứu thông tin cho cộng đồng thông qua các chi nhánh của Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông và thông qua hệ thống mạng máy tính. - Giám sát việc thực thi pháp luật trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh. - Tham vấn cho Chính phủ về chính sách, các vấn đề về pháp lý liên quan đến luật công ty và một số vấn đề khác liên quan đến doanh nghiệp. Các hoạt động chủ yếu của Cơ quan đăng ký công ty Hồng Kông Trong năm 2004-2005, tổng số công ty được thành lập là 66.466, trung bình có khoảng 5.539 công ty được thành lập một tháng. Việc ra đời của mô hình công ty một thành viên vào ngày 13 tháng 2 năm 2004 và sự đơn giản hoá các thủ tục thành lập đã có tác dụng thúc đẩy hoạt động thành lập công ty tại Hồng Kông. Tổng số hồ sơ các loại mà Cơ quan đăng ký công ty đã nhận là 1.624.230 hồ sơ, như vậy trung bình có 6.038 hồ sơ đăng ký nhận được mỗi ngày. Các hồ sơ đăng ký tại đây bao gồm Điều lệ hoạt động của công ty, thông báo bổ nhiệm hoặc thay đổi giám đốc và thư ký công ty, thông báo về địa điểm trụ sở chính đã đăng ký và báo cáo về tài chính hàng năm. Bảng 1: Số liệu các doanh nghiệp được thành lập từ 2002-2007 tại Hồng Kông Nguồn: http://www.cr.gov.hk/en/statistics/statistics_01.htm Các công ty đều phải tự chịu trách nhiệm từ việc gửi nội dung hồ sơ cho đến việc gửi báo cáo tài chính thường niên, danh sách thành viên sáng lập….Cơ quan đăng ký công ty sẽ gửi thông báo phạt tới các công ty nào không chấp hành nghiêm chỉnh việc gửi báo cáo thường niên. Về dịch vụ cung cấp thông tin Trước đây, chức năng chính của dịch vụ truy cập thông tin là cung cấp các bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các mẫu đơn đăng ký kinh doanh hoặc mẫu hồ sơ. Hiện tại, một hệ thống mới mang tên Dịch vụ tra cứu thông tin trên mạng đã đi vào hoạt động. Đây là dịch vụ miễn phí khi khách hàng truy cập tìm kiếm thông tin về các công ty. Khách hàng có thể sử dụng dịch vụ này khi vào trang web của Trung tâm truy cập tự động của cơ quan này. Hầu hết các kết quả tìm kiếm đều có thể tải về hoặc xem trực tuyến. Đây là một dịch vụ có tính tiện ích cao vì nó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí, ngoài ra dịch vụ này hoạt động 24/24 giờ và trong suốt 7 ngày do đó người truy cập có thể tìm kiếm thông tin với các phương tiện Internet thông thường. Những thông tin mà khách hàng thường xuyên truy cập để tìm hiểu là: tên công ty, hình ảnh về các tài liệu của công ty và các thông tin chi tiết về công ty như giám đốc, địa điểm kinh doanh, cơ cấu vốn, cổ phần… Ngoài ra, các dịch vụ khác mà cơ quan này đang cung cấp cho khách hàng đó là dịch vụ hỏi đáp trực tuyến và giải quyết khiếu nại. Hệ thống thông tin hợp nhất về đăng ký công ty (ICRIS) đã chính thức đi vào hoạt động ngày 28 tháng 2 năm 2005. Theo đó, tất cả các hồ sơ, tài liệu mà các công ty chuyển đến đều được mã số hoá và lưu dưới dạng các file ảnh. Khách hàng cũng có thể sử dụng dịch vụ tìm kiếm thông tin trực tuyến về các thông tin của các doanh nghiệp tại hơn 80 triệu trang dữ liệu được lưu dưới dạng các file ảnh. Xem thêm tại trang web http://www.cr.gov.hk/en/about/development.htm Về tài chính Cơ quan đăng ký công ty hoạt động theo hình thức tự thu, tự chi. Thu của cơ quan này được thực hiện thông qua 3 nguồn chính: lệ phí thành lập công ty, lệ phí đăng ký kinh doanh, lệ phí cung cấp bản sao. Hàng năm, Cơ quan đăng ký công ty phải nộp 30% tổng lợi nhuận cho ngân sách nhà nước. Toàn bộ mức lệ phí đăng ký kinh doanh phải được Quốc hội thông qua và phải đảm bảo mức lệ phí đó là hợp lý và chấp nhận được đối với cộng đồng doanh nghiệp. Hoạt động hợp tác với các cơ quan khác: Hiện nay, thông tin về đăng ký kinh doanh được Cơ quan đăng ký công ty cung cấp miễn phí cho các cơ quan khác thuộc Chính phủ, chủ yếu là các thông tin cơ bản về doanh nghiệp như tên, địa chỉ công ty, ngành nghề kinh doanh…Các thông tin khác chi tiết hơn thì các cơ quan có nhu cầu đều phải trả phí và có thể trả trước hoặc trả sau. Bên cạnh các hoạt động thảo luận, đoàn công tác đã được các cán bộ tại Cơ quan đăng ký công ty giới thiệu về quy trình thực tế của việc tiếp nhận hồ sơ, sao chụp, lưu trữ hình ảnh hồ sơ trong hệ thống, quá trình xử lý hồ sơ thành lập công ty cũng như việc nhập dữ liệu và hồ sơ đăng ký, giới thiệu dịch vụ truy cập thông tin trực tuyến cho cộng đồng. 1.2. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp Malaysia Vài nét về Uỷ ban doanh nghiệp Malaysia (CCM) Uỷ ban Doanh nghiệp Malaysia (được thành lập trên cơ sở sát nhập hai cơ quan là Cơ quan đăng ký công ty và Cơ quan đăng ký doanh nghiệp) là cơ quan quản lý trực thuộc Bộ Nội thương và Tiêu dùng của Malaysia. Cơ quan này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình thành lập và đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp thông qua việc thực thi những điều khoản đã được Chính phủ quy định về việc minh bạch hoá các thông tin về doanh nghiệp. Từ ngày 1/3/2005, cơ cấu tổ chức mới của Uỷ ban Doanh nghiệp Malaysia đã được xây dựng lại, theo đó, đứng đầu Uỷ ban là một Ban điều hành gồm 6 thành viên đến từ khu vực nhà nước và khu vực tư nhân. Trong Ban điều hành này có một người giữ chức Chủ tịch, có chức năng quản lý trực tiếp các hoạt động của Uỷ ban Doanh nghiệp. Tiếp theo là 3 trợ lý của Chủ tịch phụ trách các phòng khác nhau, cụ thể như sau: - Phòng điều hành chung: Bao gồm các đơn vị như: Kế hoạch và phát triển, quản lý hồ sơ, dịch vụ kinh doanh và công ty, dịch vụ thông tin và phát triển doanh nghiệp… - Phòng nguồn lực chung: Bao gồm các đơn vị như tài chính kế toán, nhân lực, quản lý và điều hành… - Phòng thực thi pháp luật: Bao gồm các đơn vị như pháp lý, khởi tố và giải quyết tranh chấp, thi hành luật … Các hoạt động đăng ký kinh doanh của Uỷ ban Doanh nghiệp Malaysia Các doanh nghiệp khi tiến hành kinh doanh đều phải đăng ký kinh doanh tại Uỷ ban doanh nghiệp Malaysia. Các thủ tục đăng ký kinh doanh tại đây được quy định cụ thể như sau: - Doanh nghiệp đến đăng ký phải tìm và chọn tên cho doanh nghiệp của mình. Việc truy cập và tìm tên cho doanh nghiệp được tiến hành qua mạng. Doanh nghiệp sẽ có được kết quả tìm kiếm trong 1 ngày làm việc - Đồng thời với việc tìm tên, doanh nghiệp phải điền đầy đủ các thông tin vào mẫu đơn theo quy định, bao gồm các thông tin sau: thông tin cụ thể về người nộp hồ sơ, ngày đăng cáo bạch thành lập doanh nghiệp, chi nhánh của doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh. - Ngoài việc kê khai đầy đủ thông tin theo đúng quy định, doanh nghiệp còn phải nộp thêm những tài liệu sau: Điều lệ của công ty, bản cam kết của giám đốc công ty, bản cam kết của thư ký công ty, lệ phí đăng ký tuỳ thuộc vào mức vốn điều lệ. Sau khi doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục cần thiết, Uỷ ban Doanh nghiệp sẽ cấp cho họ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo mẫu đã quy định tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Sau khi được thành lập và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp vẫn phải nộp các báo cáo về tài chính hàng năm theo quy định của Bộ Luật về công ty năm 1965 và phải thông báo đăng ký lại với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có bất kì sự thay đổi nào liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, những vấn đề khác của doanh nghiệp như chấm dứt hoạt động cũng phải thông báo và làm thủ tục theo mẫu đơn đã được quy định. Việc tính phí đối với hoạt động đăng ký kinh doanh được thực hiện trên máy tính. Mức phí cụ thể là: 30 Ringit (RM) nếu đăng ký sử dụng tên riêng và 60 RM nếu đăng ký sử dụng tên thương mại. Thông tin ban đầu về hồ sơ và mức phí nộp được in lại lên góc phải phía trên của mỗi hồ sơ sau đó toàn bộ được chuyển về cho bộ phận nhập dữ liệu. Nếu hồ sơ có sai sót thì đó là do lỗi từ phía các doanh nghiệp và sẽ bị trả lại, doanh nghiệp không được hoàn phí đã nộp. Về dịch vụ truy cập thông tin Tại Uỷ ban Doanh nghiệp của Malaysia, cá nhân hay tổ chức có nhu cầu muốn tìm kiếm thông tin liên quan đến doanh nghiệp đều có thể tiếp cận và truy cập. Với cơ sở dữ liệu lưu trữ khá đầy đủ các thông tin về đăng ký kinh doanh của các doanh nghiệp, khách hàng có thể tự tra cứu những thông tin từ cơ bản đến chi tiết về một doanh nghiệp. Một điểm đặc biệt đối với dịch vụ này đó là khách hàng có thể tìm kiếm và in ra những trang thông tin cần thiết kể cả bảng kê khai, báo cáo tài chính cũng như những thông tin chi tiết về cá nhân hoặc chủ doanh nghiệp. Lệ phí cho dịch vụ này tại đây là 10 RM đối với một doanh nghiệp mà khách hàng có nhu cầu tra cứu. Vì các mã số ID (Identity) cấp cho các doanh nghiệp tại các cơ quan khác nhau là khác nhau nên việc thống nhất sử dụng một mã số chung cho các doanh nghiệp tại Malaysia còn phức tạp. Nếu muốn xây dựng một hệ thống thông tin chung trong đó các doanh nghiệp sử dụng chung một mã số thì các cơ quan đó phải cơ cấu lại và tìm giải pháp tích hợp các dữ liệu của từng hệ thống. Hơn thế nữa, mục đích sử dụng mã số cho các doanh nghiệp tại các cơ quan là khác nhau nên việc thống nhất mã số vẫn còn khó khăn. 2. Một số ý kiến nhằm thiết lập và hoàn thiện hệ thống đăng ký kinh doanh hợp nhất tại VN Như đã đề cập ở trên, tại Hồng Kông mô hình xây dựng cơ quan đăng ký kinh doanh hoạt động như một đơn vị sự nghiệp có thu. Mọi hoạt động của cơ quan đăng ký tại Hồng Kông đều được đảm bảo từ các nguồn tự thu, tự chi. Khách hàng chủ yếu của cơ quan này là các công ty muốn đăng ký thành lập và các cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu tìm kiếm thông tin về doanh nghiệp. Với quan điểm phục vụ người dân, Hồng Kông đã xây dựng Hệ thống thông tin hợp nhất về đăng ký công ty nhằm hỗ trợ cho các chức năng hoạt động cũng như và trên thực tế hệ thống này đã bước đầu phát huy vai trò của nó trong việc xây dựng một cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp và cho phép tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng. Đây được coi là một bước tin học hoá trong công tác đăng ký kinh doanh tại Hồng Kông. Tuy nhiên hiện nay, tại Hồng Kông chưa cho phép triển khai đồng loạt các công ty đăng ký thành lập qua mạng, đây cũng là mục tiêu mà cơ quan này đang hướng tới trên cơ sở Hệ thống thông tin hợp nhất về đăng ký công ty hiện hành. Công tác đăng ký kinh doanh tại Malaysia đã được tin học hoá với sự hình thành của hệ thống các cơ sở dữ liệu đầy đủ về doanh nghiệp. Hơn thế nữa, việc các thông tin về tài chính, các khoản lỗ và lãi của doanh nghiệp đều có thể được minh bạch và công khai, đây là một điểm khác biệt so với các dịch vụ tìm kiếm thông tin tại các cơ quan đăng ký kinh doanh tại Hồng Kông. Trên cơ sở những kinh nghiệm đã được tiếp thu tại các cơ quan ở Hồng Kông và Malaysia và những điều kiện hiện tại của hệ thống đăng ký kinh doanh nói riêng và các thủ tục đăng ký gia nhập thị trường của doanh nghiệp nói chung, một vấn đề cần được chú trọng tới đó là vi tính hoá và hình thành cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ và chính xác kết hợp với việc nghiên cứu những hệ thống thông tin đã được xây dựng từ trước để hình thành giải pháp thống nhất cơ sở dữ liệu chung. Một mục đích chủ yếu của cải cách đăng kí kinh doanh là quy trình đăng kí một cửa. Đó là việc nộp hồ sơ đăng kí tới một địa chỉ/cơ quan khi đăng kí doanh nghiệp, cũng như khi đăng kí thuế, thống kê, và giấy phép sử dụng con dấu. Để làm được điều này cần phải có một số thủ tục nội bộ liên quan đến các cơ quan cùng phối hợp với nhau. Một điều kiện thiết yếu của hệ thống đăng kí thống nhất là tất cả các thông tin đăng kí phải được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu trung tâm. Đây là yếu tố cần thiết để hệ thống đăng kí có thể hoạt động tốt: tính chất đáng tin cậy của hệ thống đăng kí đảm bảo một nguồn thông tin có giá trị. Điều này cũng có nghĩa là mọi tài liệu của Hệ thống đăng kí doanh nghiệp quốc gia phải có giá trị như một nguồn thông tin duy nhất, có hiệu lực pháp lí về doanh nghiệp, là lí do tại sao bên thứ ba có thể tin tưởng vào những tài liệu do cơ quan đăng ký kinh doanh cung cấp từ cơ sở dữ liệu thống nhất này. VN, để hỗ trợ các cơ quan ĐKKD xây dựng Mẫu đăng kí kinh doanh thống nhất, Dự án giữa Tổ chức phát triển công nghiệp Liên Hiệp Quốc (UNIDO) và Chính phủ VN, Chương trình “Đổi mới công tác đăng ký kinh doanh toàn quốc” đã được triển khai thực hiện với Giai đoạn I từ năm 2007: “Huy động nguồn lực và triển khai đổi mới công tác đăng ký kinh doanh”. Mẫu đăng kí thống nhất là một yếu tố quan trọng trong đăng kí một cửa. Mẫu đăng kí này sẽ được sử dụng cho đăng kí kinh doanh lần đầu, sửa đổi và đình chỉ hoạt động tất cả các loại hình doanh nghiệp, đăng kí mã số thuế và con dấu của doanh nghiệp, cũng như khai báo các dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp với cơ quan thống kê. Các thông tin đã đăng kí tại cơ quan ĐKKD sẽ không phải điền lại tại cơ quan cho phép khắc dấu và cấp mã sỗ thuế. Số mẫu đăng kí giảm xuống chỉ còn một mẫu. Kinh nghiệm từ các nước tiên tiến minh chứng rằng việc cải cách theo hướng này sẽ giúp giảm thiểu cơ bản những sai sót trong việc điền mẫu đăng kí và trong việc xử lí đơn của cơ quan đăng kí một cách nhanh chóng, hiệu quả. Thông tư liên tịch số 05/2008/TTLT/BKH-BTC-BCA đã hướng dẫn cơ chế phối hợp giữa các cơ quan giải quyết đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và đăng ký con dấu với doanh nghiệp thành lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp năm 2006. Tuy nhiên, thực tế đòi hỏi phải xây dựng một phần mềm áp dụng chung cho cơ quan ĐKKD và cơ quan cấp mã số thuế cũng như cơ chế chia sẻ thông tin giữa hai hệ thống cơ quan này để cùng nhau phục vụ tốt hơn các doanh nghiệp. Mặt khác, nếu áp dụng một mã số thuế như Thông tư 05 quy định sẽ nảy sinh vấn đề giải quyết như thế nào đối với cơ sở dữ liệu riêng của hệ thống cơ quan ĐKKD đã tạo lập được từ trước đến nay? Vấn đề này chưa thể giải quyết được nếu chỉ căn cứ vào Thông tư liên tịch trên. Cơ chế phối hợp thực thi hiệu quả giữa các cơ quan quản lý nhà nước sẽ đảm bảo sự thành công của việc xây dựng một hệ thống ĐKKD hợp nhất có lợi cho tất cả các doanh nghiệp cũng như các bên liên quan. Tài liệu tham khảo: 1. Cục doanh nghiệp vừa và nhỏ, Bộ Kế hoạch & Đầu tư và UNIDO; Cải cách đăng ký kinh doanh VN: Khung pháp lý về Đăng ký kinh doanh, Báo cáo dự án TE/VIE/03/001, TF/VIE/04/001 & TF/VIE/06/002, 2007 2. Trần Văn Nam, Xây dựng hệ thống đăng ký kinh doanh thống nhất nhằm thực thi hiệu quả Luật doanh nghiệp 2005. Tạp chí Kinh tế & Phát triển, số 109, Tháng 7/2006 3. http://www.cr.gov.hk/en 4. Companies Commission of Malaysia (CCM) website athttp://www.companies.com.my/ 5. The Malaysian Government’s official portal athttp://www.gov.my/MyGov/BI/Directory/Business/BusinessByLifeCycle/StartBusiness/ RegisteringYourBusiness/